Outlook - Perfectionnement Mixte : présentiel / à distance

Dernière mise à jour : 04/09/2023

Présentation

Cette formation vous permettra d'approfondir l'utilisation des fonctions avancées d'Outlook pour gagner en efficacité et optimiser votre organisation.

Objectifs

  • Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
  • Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
  • Créer une réunion et inviter des participants
  • Créer une tâche, la rendre périodique et l'assigner à un collaborateur
  • Archiver ses messages
  • Gérer l'absence de bureau
  • Déléguer un module d'Outlook

Programme

visuel

Retour sur les principales fonctionnalités 

  • Configurer le niveau d'importance des messages
  • Critère de diffusion
  • Accusé de réception et confirmation de lecture
  • Configurer les options de remise
  • Suivre des message
  • Catégoriser des messages

 

Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau

  • Activer et désactiver l'absence du bureau
  • Créer une règle de gestion serveur automatique 

 

Organiser les messages avec les dossiers

  • Rappel sur la création d'un dossier
  • Personnaliser l'affichage d'un dossier
  • Rappel sur les règles de tri
  • Création d'un dossier de recherche
  • Configuration et utilisation des actions rapides

 

Archiver ses messages

  • Sauvegarder un message dans un fichier .msg
  • Utiliser les fichiers de données Outlook .pst
  • La date d'expiration des messages
  • Configurer les options d'archivage automatique
  • Lancer un archivage ponctuel

 

Créer un rendez-vous dans le calendrier

  • Créer un nouveau rendez-vous ou un évènement
  • Mettre un rappel à un rendez-vous
  • Modifier et supprimer un rendez-vous
  • Créer une récurrence
  • Prendre des notes dans un rendez-vous

 

Planifier une réunion

  • Inviter des participants à une réunion
  • Participation obligatoire et facultative
  • Gérer les réponses à une invitation
  • Utiliser l'assistant planification
  • Répondre à une demande de réunion
  • Créer une réunion en ligne (Teams) programmée ou instantanée

 

Personnaliser le calendrier

  • Modifier l'affichage du calendrier
  • Les options du calendrier : jours fériés, semaine de travail, horaires de bureau, …
  • Personnalisation des catégories
  • Ajouter un autre calendrier
  • Afficher le calendrier de ses collaborateurs

 

Créer une tâche

  • Créer une tâche simple et définir une échéance
  • Créer une tâche périodique
  • Assigner et récupérer une tâche
  • Utiliser les options Viva Insights

 

Déléguer un module d'Outlook

  • Déléguer un module d'Outlook
  • Ouvrir un module délégué
  • Utilisation d'un calendrier délégué
  • Présentation de l'option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous

Public visé

  • Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d'Outlook.

Modalités pédagogiques

Docaposte Institute propose plusieurs dispositifs pédagogiques adaptés aux apprenants :

 

  • Formation en présentiel
    • En groupe (inter-entreprises ou intra-entreprise)
    • En individuel (monitorat)
    • En journée ou en cours du soir (sur demande spécifique)
  • Formation en distanciel
    • Distanciel synchrone
    • Distanciel asynchrone

Prérequis

  • Connaissance de l'environnement Windows
  • Utilisation régulière du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalités de base

Moyens et supports pédagogiques

  • Apports des connaissances communes.
  • Mises en situation sur le thème de la formation et des cas concrets.
  • Méthodologie d'apprentissage attractive, interactive et participative.
  • Equilibre théorie / pratique : 60 % / 40 %.
  • Supports de cours fournis au format papier et/ou numérique.
  • Ressources documentaires en ligne et références mises à disposition par le formateur.
  • Pour les formations en présentiel dans les locaux mis à disposition, les apprenants sont accueillis dans une salle de cours équipée d'un réseau Wi-Fi, d'un tableau blanc ou paperboard. Un ordinateur avec les logiciels appropriés est mis à disposition (le cas échéant).

Modalités d'évaluation et de suivi

En amont de la formation

 

  • Recueil des besoins des apprenants afin de disposer des informations essentielles au bon déroulé de la formation (profil, niveau, attentes particulières...).
  • Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer le niveau de départ.

Tout au long de la formation

 

  • Évaluation continue des acquis avec des questions orales, des exercices, des QCM, des cas pratiques ou mises en situation...

A la fin de la formation

 

  • Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer l'acquisition des compétences.
  • Evaluation par le formateur des compétences acquises par les apprenants.
  • Questionnaire de satisfaction à chaud afin de recueillir la satisfaction des apprenants à l'issue de la formation.
  • Questionnaire de satisfaction à froid afin d'évaluer les apports ancrés de la formation et leurs mises en application au quotidien.

Accessibilité

Nos formations peuvent être adaptées à certaines conditions de handicap. Nous contacter pour toute information et demande spécifique.

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Prochaines Sessions

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