Outlook | Perfectionnement Mixte : présentiel / à distance

DerniĂšre mise Ă  jour : 29/02/2024

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Présentation

Cette formation vous permettra d'approfondir l'utilisation des fonctions avancées d'Outlook pour gagner en efficacité et optimiser votre organisation.

Objectifs

  • Utiliser et configurer les options avancĂ©es de la messagerie
  • CrĂ©er un rendez-vous et un Ă©vĂšnement sur Outlook
  • CrĂ©er une rĂ©union et inviter des participants
  • CrĂ©er une tĂąche, la rendre pĂ©riodique et l'assigner Ă  un collaborateur
  • Archiver ses messages
  • GĂ©rer l'absence de bureau
  • DĂ©lĂ©guer un module d'Outlook

Programme

Retour sur les principales fonctionnalités 

  • Configurer le niveau d'importance des messages
  • CritĂšre de diffusion
  • AccusĂ© de rĂ©ception et confirmation de lecture
  • Configurer les options de remise
  • Suivre des message
  • CatĂ©goriser des messages

 

Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau

  • Activer et dĂ©sactiver l'absence du bureau
  • CrĂ©er une rĂšgle de gestion serveur automatique 

 

Organiser les messages avec les dossiers

  • Rappel sur la crĂ©ation d'un dossier
  • Personnaliser l'affichage d'un dossier
  • Rappel sur les rĂšgles de tri
  • CrĂ©ation d'un dossier de recherche
  • Configuration et utilisation des actions rapides

 

Archiver ses messages

  • Sauvegarder un message dans un fichier .msg
  • Utiliser les fichiers de donnĂ©es Outlook .pst
  • La date d'expiration des messages
  • Configurer les options d'archivage automatique
  • Lancer un archivage ponctuel

 

Créer un rendez-vous dans le calendrier

  • CrĂ©er un nouveau rendez-vous ou un Ă©vĂšnement
  • Mettre un rappel Ă  un rendez-vous
  • Modifier et supprimer un rendez-vous
  • CrĂ©er une rĂ©currence
  • Prendre des notes dans un rendez-vous

 

Planifier une réunion

  • Inviter des participants Ă  une rĂ©union
  • Participation obligatoire et facultative
  • GĂ©rer les rĂ©ponses Ă  une invitation
  • Utiliser l'assistant planification
  • RĂ©pondre Ă  une demande de rĂ©union
  • CrĂ©er une rĂ©union en ligne (Teams) programmĂ©e ou instantanĂ©e

 

Personnaliser le calendrier

  • Modifier l'affichage du calendrier
  • Les options du calendrier : jours fĂ©riĂ©s, semaine de travail, horaires de bureau, 

  • Personnalisation des catĂ©gories
  • Ajouter un autre calendrier
  • Afficher le calendrier de ses collaborateurs

 

Créer une tùche

  • CrĂ©er une tĂąche simple et dĂ©finir une Ă©chĂ©ance
  • CrĂ©er une tĂąche pĂ©riodique
  • Assigner et rĂ©cupĂ©rer une tĂąche
  • Utiliser les options Viva Insights

 

Déléguer un module d'Outlook

  • DĂ©lĂ©guer un module d'Outlook
  • Ouvrir un module dĂ©lĂ©guĂ©
  • Utilisation d'un calendrier dĂ©lĂ©guĂ©
  • PrĂ©sentation de l'option "privĂ©" dans les contacts, tĂąches et rendez-vous

Public visé

  • Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancĂ©es d'Outlook.

Prérequis

  • Connaissance de l'environnement Windows
  • Utilisation rĂ©guliĂšre du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalitĂ©s de base

Modalités pédagogiques

Docaposte Institute propose plusieurs dispositifs pédagogiques adaptés aux apprenants :

 

  • Formation en prĂ©sentiel
    • En groupe (inter-entreprises ou intra-entreprise)
    • En individuel (monitorat)
    • En journĂ©e ou en cours du soir (sur demande spĂ©cifique)
  • Formation en distanciel
    • Distanciel synchrone
    • Distanciel asynchrone

 

 

Moyens et supports pédagogiques

  • Apports des connaissances communes.
  • Mises en situation sur le thĂšme de la formation et des cas concrets.
  • MĂ©thodologie d'apprentissage attractive, interactive et participative.
  • Equilibre thĂ©orie / pratique : 60 % / 40 %.
  • Supports de cours fournis au format papier et/ou numĂ©rique.
  • Ressources documentaires en ligne et rĂ©fĂ©rences mises Ă  disposition par le formateur.
  • Pour les formations en prĂ©sentiel dans les locaux mis à disposition, les apprenants sont accueillis dans une salle de cours Ă©quipĂ©e d'un rĂ©seau Wi-Fi, d'un tableau blanc ou paperboard. Un ordinateur avec les logiciels appropriĂ©s est mis Ă  disposition (le cas Ă©chĂ©ant).

Modalités d'évaluation et de suivi

En amont de la formation

 

  • Recueil des besoins des apprenants afin de disposer des informations essentielles au bon dĂ©roulĂ© de la formation (profil, niveau, attentes particuliĂšres...).
  • Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer le niveau de dĂ©part.

Tout au long de la formation

 

  • Évaluation continue des acquis avec des questions orales, des exercices, des QCM, des cas pratiques ou mises en situation...

A la fin de la formation

 

  • Auto-positionnement des apprenants afin de mesurer l'acquisition des compĂ©tences.
  • Evaluation par le formateur des compĂ©tences acquises par les apprenants.
  • Questionnaire de satisfaction Ă  chaud afin de recueillir la satisfaction des apprenants à l'issue de la formation.
  • Questionnaire de satisfaction Ă  froid afin d'Ă©valuer les apports ancrĂ©s de la formation et leurs mises en application au quotidien.

Accessibilité

Nos formations peuvent ĂȘtre adaptĂ©es Ă  certaines conditions de handicap. Nous contacter pour toute information et demande spĂ©cifique.

Accessibilité à nos formations

Si vous ĂȘtes en situation de handicap, contactez-nous avant le dĂ©but de votre formation pour que nous puissions vous orienter efficacement et vous accueillir dans les meilleures conditions.

Inscription possible jusqu'à 10 jours avant le démarrage de la formation

Prochaines Sessions

  • DĂ©solĂ©, cette formation n'est pas programmĂ©e pour le moment.

    Si vous ĂȘtes responsable formation, vous pouvez faire une requĂȘte pour l'organiser en INTRA dans votre entreprise.

Dans la mĂȘme catĂ©gorie

Catalogue de formation propulsé par Dendreo,
Plateforme dédiée pour les OF