Cette formation vous permettra d'approfondir l'utilisation des fonctions avancées d'Outlook pour gagner en efficacité et optimiser votre organisation.
Objectifs
Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
Créer une réunion et inviter des participants
Créer une tâche, la rendre périodique et l'assigner à un collaborateur
Archiver ses messages
Gérer l'absence de bureau
Déléguer un module d'Outlook
Intended audience
Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d'Outlook.
Prerequisites
Connaissance de l'environnement Windows
Utilisation régulière du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalités de base
Programme
Retour sur les principales fonctionnalités
Configurer le niveau d'importance des messages
Critère de diffusion
Accusé de réception et confirmation de lecture
Configurer les options de remise
Suivre des message
Catégoriser des messages
Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau
Activer et désactiver l'absence du bureau
Créer une règle de gestion serveur automatique
Organiser les messages avec les dossiers
Rappel sur la création d'un dossier
Personnaliser l'affichage d'un dossier
Rappel sur les règles de tri
Création d'un dossier de recherche
Configuration et utilisation des actions rapides
Archiver ses messages
Sauvegarder un message dans un fichier .msg
Utiliser les fichiers de données Outlook .pst
La date d'expiration des messages
Configurer les options d'archivage automatique
Lancer un archivage ponctuel
Créer un rendez-vous dans le calendrier
Créer un nouveau rendez-vous ou un évènement
Mettre un rappel à un rendez-vous
Modifier et supprimer un rendez-vous
Créer une récurrence
Prendre des notes dans un rendez-vous
Planifier une réunion
Inviter des participants à une réunion
Participation obligatoire et facultative
Gérer les réponses à une invitation
Utiliser l'assistant planification
Répondre à une demande de réunion
Créer une réunion en ligne (Teams) programmée ou instantanée
Personnaliser le calendrier
Modifier l'affichage du calendrier
Les options du calendrier : jours fériés, semaine de travail, horaires de bureau, …
Personnalisation des catégories
Ajouter un autre calendrier
Afficher le calendrier de ses collaborateurs
Créer une tâche
Créer une tâche simple et définir une échéance
Créer une tâche périodique
Assigner et récupérer une tâche
Utiliser les options Viva Insights
Déléguer un module d'Outlook
Déléguer un module d'Outlook
Ouvrir un module délégué
Utilisation d'un calendrier délégué
Présentation de l'option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous
Teaching methodology
Docaposte Institute propose plusieurs dispositifs pédagogiques adaptés aux apprenants :
Formation en présentiel
En groupe (inter-entreprises ou intra-entreprise)
En individuel (monitorat)
En journée ou en cours du soir (sur demande spécifique)
Formation en distanciel
Distanciel synchrone
Distanciel asynchrone
Equipment and educational materials
Alternance d'apports théoriques et de mises en pratique contextualisées.
Progression pédagogique structurée, de la compréhension à la mise en œuvre opérationnelle.
Pédagogie immersive favorisant une mise en application immédiate des compétences.
Formation interactive et participative s'appuyant sur des ateliers pratiques, études de cas et échanges collectifs (+ 60 % du temps de formation.)
Séquences pédagogiques rythmées et évaluations formatives régulières pour renforcer l'ancrage des apprentissages.
Supports de cours, ressources documentaires et références mis à disposition par le formateur
Evaluation and monitoring process
En amont de la formation(évaluation en ligne dans l'extranet apprenant)
Recueil des besoins et des attentes des participants.
Auto-positionnement permettant d'évaluer le niveau initial des apprenants.
Tout au long de la formation
Évaluations continues réalisées par le formateur à travers des questions orales, exercices, QCM, études de cas et mises en situation pratiques.
À l'issue de la formation(évaluations en ligne dans l'extranet apprenant)
Auto-positionnement afin de mesurer l'acquisition des compétences visées.
Validation de l'acquisition des compétences par le formateur
Questionnaire de satisfaction « à chaud » à l'issue de la formation
Questionnaire de satisfaction "à froid", 45 jours après la formation afin d'évaluer l'ancrage des acquis et leur mise en application en situation professionnelle.
Admissions process
Nous consulter.
Admission procedure
Admission sans disposition particulière
Accessibilité
Nos formations peuvent être adaptées à certaines conditions de handicap. Nous contacter pour toute information et demande spécifique.
